Método PERT.

INTRODUCCIÓN

La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique) es un instrumento
diseñado especialmente para la dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados.

Se trata de una técnica que proporciona a la gerencia, información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de un proyecto, la condición corriente de un proyecto en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de terminación del proyecto y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total.

El P.E.R.T. no intenta usurpar las funciones de la dirección, sino ayudarla a realizar sus
actividades con mayor éxito. Tampoco, como es natural, dirige por si solo, pero si que se puede afirmar, que depende de la habilidad con que la dirección usa de esta técnicas, el que descubra y resuelva los problemas que surgen con mayor eficacia.

Rara vez se conoce, en el momento de tomar una decisión, toda la complejidad y
consecuencias que puede tener. Sin embargo la Técnica P.E.R.T., traza un método eficaz para reducir los riesgos tomando aquellas decisiones que tengan mayor probabilidad de éxito.

Todos sabemos que existen diferentes niveles de dirección: director gerente, jefe de
departamento, jefe de división, jefe de centro, etc. pero en todos los niveles se realizan
fundamentalmente tres actividades y que necesitan de herramientas como el método PERT, para poder cumplir de manera eficaz sus actividades.

Fijar los objetivos.

Buscar y organizar los medios necesarios para alcanzar los objetivos previamente
fijados.

Controlar la concordancia existente entre el plan fijado y lo que se está realizando,
con el fin de poder actuar sobre los recursos y hacer frente a las condiciones
reales.

RED P.E.R.T.: Una red PERT es la representación gráfica y simbólica de las tareas a
desarrollar para llevar a buen termino un fin propuesto.

PARA QUE SE UTILIZA EL MÉTODO PERT.

PERT es un sistema probabilístico, ya que considera la posibilidad estadística de tres tiempos: optimista, probable y pesimista.

Existen ciertas consideraciones que obligan a utilizar esta técnica:

 

1. Necesidad de prever hechos futuros para tomar medidas preventivas.

2. Necesidad de mejorar la eficacia de trabajo mediante métodos de control rápidos e integrables.

3. Necesidad de métodos que permitan reducir en tiempo y costo el desarrollo de proyectos de trabajo.

4. Necesidad de métodos que ayuden a tomar decisiones más precisas.

 

El PERT garantiza una acuciosa planeación, programación y control de proyectos aplicados, pues proporcionan:

 

* Una base disciplinaria de planeación.

* Un cuadro claro y fácil de entender del alcance del proyecto.

* Un método para evaluar planes y objetivos alternativos.

* Un programa realista para todas las operaciones.

* Una comunicación eficaz entre las distintas personas.

* Una indicación de actividades críticas.

* Evaluación precisa del tiempo y costo contra el programa.

* Una estructura para una mejor planeación de los recursos.

* Encauzamiento de la atención directa de las áreas críticas.

La planeación de redes comprende la elaboración la elaboración de una gráfica de los elementos y las actividades que constituyen un proyecto complejo, mostrando las secuencias e interrelaciones necesarias y determinando la ruta crítica o secuencia de eventos más larga que realmente determina cuando puede completarse un proyecto. Los recursos adicionales aplicados a estas actividades serían eficaces en la reducción del lapso de tiempo del proyecto.

Quizá la técnica de planeación de redes más aplicada sea el PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos), que es un refinamiento del método de la ruta crítica, en la cual se elaboran estimados de los tiempos optimistas, más probables y pesimistas para la terminación de cada elemento en el proyecto. Estos datos se introducen en una computadora en la que se calculan las probabilidades estadísticas de completar las varias rutas y se determina la ruta crítica. La computadora imprime también información sobre esas actividades que tienen tiempo holgado y pueden tolerar retrasos, de modo que el esfuerzo, la mano de obra, las máquinas y el dinero pueden ser desviados de actividades con holgura a actividades más críticas, si es posible, reduciendo el tiempo total del proyecto sin costo extra.

Este análisis también muestra las fechas de primera y última de inicio y de terminación para cada elemento en su propia secuencia con otros elementos.

Estas técnicas de planeación de proyectos pueden también usarse en el control de proyectos pero el solo hacer el plan original puede ayudar mucho a asegurar que no se pasen por alto los elementos importantes y a lograr que el proyecto se inicie apropiadamente. Una vez que se ha establecido una gráfica PERT, se puede revisar en forma periódica el avance del proyecto y la gráfica puede ser actualizada.

Con frecuencia, se observarán cambios sustanciales en la ruta crítica conforme se determinan con anticipación algunos eventos y se retrasan otros.

El mantenimiento de la información actualizada necesaria para utilizar la planeación de proyectos como técnica de control requiere un esfuerzo considerable al pasar el tiempo y presentarse los cambios en el proyecto.

DIAGRAMAS.

Fundamentalmente un Diagrama de Flechas es la plasmación, en un gráfico de los procesos operativos que han de tener lugar durante la ejecución o realización de un proyecto.

Estos diagramas pueden presentar la totalidad de un proyecto o parte del mismo.

En los proyectos de gran magnitud y/o de gran complejidad de los diagramas totales deben ser muy esquemáticos con el fin de evitar el que la pretensión de llegar a un grado de detalle muy profundo haga perder visión general provocando confusion.

Por el contrario, en los proyectos sencillos y simples, se puede llegar a tener la idea de detalle sin que el gráfico resultante sea complicado.

La red se representa gráficamente de la siguiente forma.

• Cada actividad se representa por una flecha.

• Cada suceso o situación se representará por un círculo, elipse, o cuadrado, en cuyo interior se consignará un número.

• En consecuencia cada actividad estará limitada por 2 números, de los cuales el 2º siempre será mayor que el 1º.

• Entre dos sucesos o nudos solo puede haber una actividad.

A veces es necesaria la utilización de actividades ficticias, es decir, actividades que
suponen una pausa, una espera, etc., y que no exigen un trabajo.

Todo nudo describe la relación completa entre las actividades que en él terminan, y las que parten de él.

EJEMPLOS DE UTILIZACIÓN DEL METODO PERT.

Ejemplo N°1: Línea telefónica

Un proyecto es un conjunto de tareas relacionadas entre sí. Cada tarea tiene algún tipo de prioridad respecto de otra. Es decir existe antecedencia y consecuencia entre las tareas.

Supongamos el siguiente proyecto:

Se debe tender una línea telefónica a lo largo de una ruta. Para esto se debe: a) hacer agujeros, b) erguir postes y finalmente c) tender la línea. Con fines operativos dividimos a la ruta en dos sectores (1 y 2). Tenemos un equipo capaz de cavar, otro de postear y otro de tender la línea.

El esquema de prioridades es el que sigue:

Donde:

A1 : Agujereado del sector 1

A2 : Agujereado del sector 2

P1 : Posteado del sector 1

P2 : Posteado del sector 2

T1 : Tendido del sector 1

T2 : Tendido del sector 2

Realizaremos una red, con la siguiente convención: Las tareas serán simbolizadas por medio de arcos y los sucesos por medio de nodos. Los sucesos denotan el comienzo y la finalización de cada tarea.

Note que cada nodo tiene un nombre n

 

Luego nombrar a la tarea AB es lo mismo que referirse a la tarea A1.

Una tarea como la CE recibe el nombre de Ficticia (dado que no es real) y se necesita para mostrar la lógica del proyecto.

Fecha temprana

 Colocamos las duraciones de cada tarea sobre los arcos correspondientes. Comenzamos el proyecto en el día 0. Comenzamos la tarea AB el día 0. En los ejemplos dados aquí supondremos siempre que la duración está expresada en días.

¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso B, para comenzar con BC y BE?

(El suceso B indica la finalización de AB, el comienzo de BC y el comienzo de BE)

Obviamente el día 2, que es el tiempo que tardamos en hacer AB.

La situación queda representada así:

 

 

 

¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso C, para comenzar CD?

(El suceso C indica la finalización de BC, el comienzo de CD y el comienzo de ED).

Obviamente el día 5, que es el tiempo que tardamos en hacer BC, más lo que tardamos estar en B ( 3 + 2 = 5 ).

La situación queda representada así:

 

 

¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso E, para comenzar ED?

Debemos decidir entre 5 y 6 .Determinamos que la fecha más temprana para comenzar ED es 6.

La situación queda representada así:

 

 

¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso D, para comenzar con DF?

La situación queda representada así:

 

¿En que fecha llegamos al suceso F, terminando el proyecto y la tarea DF ?

La situación queda representada así:

 

 

Nuestro proyecto se puede realizar en 15 días. El menor tiempo que necesitamos para realizar el proyecto es de 15 días.

 

Fecha tardía

 

La última fecha que tenemos para finalizar la tarea DF ( y el proyecto ) es el día 15.

 

¿ Cuál es la fecha tardía para comenzar con la tarea DF ? 9. ( 15 - 4 = 9).

Supongamos que la comienzo el día 12. Entonces : 12 (suceso D) más 4 (duración DF) hace que e proyecto termine el día 16, es decir un día más tarde.

Se aplica el mismo criterio para comenzar con la tarea ED.

 

 

¿Cuál es la fecha tardía para el suceso C ? Debemos elegir entre ( 11 - 2 = 9) y ( 6 - 0 = 6).

Nota: Recuerde que la duración de una tarea ficticia es 0 (no existe como tarea real).

 

Se aplica el mismo criterio para hallar la FT de las tareas BC y BE.

 

Analicemos las fechas de la tarea CD

ftc : 5

FTC : 6

ftf : 11

FTF : 11

 

 Sucesos críticos

Un suceso crítico es aquel cuyas ft y Ft son iguales.

 

 

Tareas críticas

Son aquellas cuya duración es igual a la diferencia entre los sucesos críticos que la determinan. Se encuentra entonces el camino crítico. (Subgrafo crítico)

Estas son las tareas que hacen que el proyecto dure 15 días.

Luego si se incrementa la duración de alguna de estas tareas, se incrementará la duración del proyecto.

 

 

Hasta ahora calculamos tiempos del proyecto. Note que la longitud de los arcos no es proporcional a la duración de a tarea.

Esta proporción se puede mostrar en el diagrama calendario.

Se construye de la siguiente manera: primero se colocan los sucesos críticos en su fecha correspondiente e inmediatamente se grafican las tareas críticas.

Luego se colocan los otros nodos. En este caso colocamos el nodo C en su ft. El que sigue se denomina Diagrama calendario de ft.

 

 

Note el margen de la tarea CD (línea punteada). Indica la cantidad de días que podemos atrasarnos en esa tarea sin atrasar el proyecto.

El que sigue es el Diagrama calendario de FT.

 

EJEMPLO N°2 : Evento Social.

 

Aplicación del PERT para la programación de un evento social (boda):

 

Lista de actividades

 

1. Compromiso formal de los novios.

2. La fijación de la fecha para el evento.

3. Determinación del lugar (Iglesia, recepción).

4. Participación a los padres de cada uno.

5. La pedida de la novia.

6. Separar Iglesia y lugar de recepción.

7. Ajustar vacaciones a la fecha del evento.

8. Definir viaje de luna de miel y reservarlo.

9. Alquilar casa de los novios (Departamento).

10. Ver y comprar muebles y otros para la casa.

11. Hacer lista de invitados y seleccionar el banquete.

12. Escoger y mandar a hacer las invitaciones.

13. Escoger y mandar a hacer el vestido de la novia, zapatos, accesorios, etc.

14. Escoger traje del novio, zapatos, accesorios, etc.

15. Escoger y reservar carro de boda, arreglos y chofer.

16. Escoger y comprar anillos, arras, lazo, ramo, bolos, etc.

17. Escoger e invitar al cura.

18. Tener al corriente y a la mano certificados, análisis, etc.

19. Invitar testigos para la presentación a la iglesia.

20. Evento de presentación a la iglesia.

21. Pláticas prematrimoniales.

22. Recoger y repartir invitaciones de la boda.

23. Despedidas de soltera (o).

24. Invitar niños y damas al cortejo.

25. Invitar testigos al civil.

26. Invitar al juez del civil.

27. Pruebas del vestido de la novia.

28. Pruebas del banquete y servicio.

29. Pruebas de maquillaje de la novia.

30. Últimos detalles de la iglesia, música, flores. alfombra, etc.

31. Últimos detalles recepción, música, meseros, servicio, arreglos, etc.

32. Invitar fotógrafo.

33. Recoger vestido y traje, zapatos, accesorios, etc.

34. Salón de belleza de la novia.

35. El carro de la boda recoger a la novia en el salón de belleza.

36. Fotografías y video, misa, civil y recepción.

37. Misa del evento.

38. Civil y recepción.

39. Salida de los novios de viaje.

 

 

Tabla de secuencia de las actividades del evento:

 

Simultáneas a después

 

0 1

1 2

2 3

7 - 5 - 3 4

4 5

5 6

6 7

7 8

8 9

9 10

10 11

14 - 13 - 11 12

12 13

13 14

14 15

15 16

22 - 16 17

18 - 17 18

18 19

19 20

20 21

30 - 21 22

22 24

26 - 25 - 24 23 24

24 ---

25 ---

26 ---

27 28

28 29

29 30

30 31

31 32

32 33

33 34

34 35

35 36

36 37

37 38

38 39

39

 

Tabla de los tiempos requeridos para la realización del evento y costos:

 

Actividad To Tn Tp Te o $

1 1 1 1 1 o -

2 1 2 3 2 .3 -

3 1 4 8 4 1.1 -

4 1 1 1 1 o -

5 1 2 3 2 .3 -

6 1 3 6 3 .8 1,500

7 1 2 3 2 .3 -

8 1 2 3 2 .3 30,000

9 1 7 15 7 2.3 4,000

10 1 10 20 10 3.1 30,000

11 3 7 10 7 1.1 -

12 1 3 6 3 .8 3.000

13 1 3 6 3 .8 5,000

14 1 3 6 3 .8 1,000

15 1 1 1 1 0 500

16 1 2 3 2 .3 4,000

17 1 3 6 3 .8 -

18 1 2 3 2 .3 300

19 1 3 6 3 .8 -

20 1 1 1 1 0 -

21 7 10 15 10 1.3 -

22 20 30 45 30 4.6 -

23 7 9 11 9 .6 -

24 1 3 6 3 .8 -

25 1 2 3 2 .3 -

26 1 1 1 1 0 1,000

27 30 35 40 35 .8 -

28 3 5 7 5 .6 -

29 4 5 6 5 .3 1,000

30 1 2 3 2 .3 -

31 1 3 6 3 .6 -

32 1 1 1 1 0 1,500

33 1 1 1 1 0 -

34 1 1 1 1 0 600

35 1 1 1 1 0 -

36 1 1 1 1 0 5,000

37 1 1 1 1 0 200

38 1 1 1 1 0 30,000

39 1 1 1 1 0 -

118,600

 El diagrama PERT

 

 

 

 

CONCLUSIÓN:

 

En todas las actividades de la empresa se requiere de las funciones administrativas; es decir, de la planeación, la organización, la coordinación, la dirección y el control, para lograr con eficiencia los objetivos de la organización.

El método PERT, que pertenece en principio al área de los programas dentro de la planeación, está íntimamente relacionado con todas las funciones administrativas, puesto que además de ser un programa dentro de la planeación, sirve de base a la organización como modelo para realizar un desarrollo objetivo y claro de sus etapas (seguir una secuencia lógica en la división del trabajo mediante una lista de actividades, al igual que en la descripción de las funciones, evitando la duplicidad).

Es aplicable a la dirección, en cuanto a que proporciona información valiosa, al saber cuales son las rutas críticas, para la toma de decisiones, referidas al ahorro de tiempo, de dinero, otros recursos, así como también en lo referente a la comunicación, motivación y supervisión de las actividades y del personal responsable.

El PERT es un excelente elemento dentro de la función de control, especialmente en la etapa de medición de resultados contra los estándares preestablecidos, ayuda en la corrección y/o agilización para alcanzar dichos estándares y externa información valiosa en la etapa de retroalimentación al ser compatibles con los factores que comprenden el control (Cantidad, tiempo, costo).

 

Dada la incuestionable vida dinámica y cambiante que estamos presenciando, con claras tendencias hacia la aceleración, fruto de la velocidad en las comunicaciones y la globalización a nivel mundial, las empresas que pretendan sobrevivir y finalmente triunfar; deben recurir a "planear", y resolver tres grandes áreas:

 

a) recursos tecnológicos;

b) recursos financieros;

c) recursos humanos.

El método PERT, aporta al administrador, la herramienta que le permita planear en forma objetiva, sencilla y práctica, pero a la vez eficaz, todas y cada una de las actividades a realizar para conseguir éxito en los objetivos que pretende obtener la empresa.